Loading...
HomeMy WebLinkAboutHumpback Creek Hydroelectric Facility Dam Construction App    Renewable Energy Fund  Grant Application      AEA 09‐ 1 of 22 9/2/2008    004 Grant Application Page Application Forms and Instructions  The following forms and instructions are provided for preparing your application for a  enewable Energy Fund Grant.  An electronic version of the Request for Applications (RFA) R and the forms are available online at http://www.akenergyauthority.org/RE_Fund.html   The following ap   Grant Application  Form  p  are requlication forms GrantApp.doc  ired to be submitted for a grant recommendation:  Application form in MS Word that includes an outli ne  of  information  required  to  submit  a  complete  application. Applicants should use the form to assure  all  information  is  provided  and  attach  additional  information as required.  Application Cost  Worksheet  Costworksheet.doc Summary  of  Cost  information  that  should  be  addressed by applicants in preparing their  application.  Grant Budget  Form  GrantBudget.xls A detailed grant budget that includes a breakdo wn of  costs by task and a summary of funds available and    requested to complete the work for which funds are  being requested. Grant Budget  Form  Instructions  GrantBudgetInstr.pdf Instructions for completing the above grant budget  form.    • If you are applying for grants for more than one project, provide  separate  application forms for each project.  • Multiple phases for the same project may be submitted as one application.  • If you are applying for grant funding for more than one phase of a project, provide a  plan and grant budget for completion of each phase.  • If some work has already been completed on your project and you are requesting  funding for an advanced phase, submit information sufficient to demonstrate that  the preceding phases are satisfied and funding for an advanced phase is warranted.  • If you have additional information or reports you would like the  Authority  to  consider in reviewing your application, either provide an electronic version of the  document with your submission or reference a web link where it can  be  downloaded or reviewed.    REMINDER:   • Alaska Energy Authority is subject to the Public Records Act, AS 40.25 and materials  submitted to the Authority may be subject to disclosure requirements under the act  if no statutory exemptions apply.    Renewable Energ  Fund Grant Application  • All applications received will be posted on the Authority web site  after  final  recommendations are made to the legislature.  y   AEA 09‐004 Grant Application Page 2 of 22 9/3/2008      Renewable Energy Fund Grant Application  AEA 09‐004 Grant Application Page 3 of 22 9/3/2008      SECTION 1 – APPLICANT INFORMATION Name (Name of utility, IPP, or government entity submitting proposal) Cordova Electric Cooperative Type of Entity: Member-owned electric utility Mailing Address P.O. Box 20, Cordova, AK 99574 Physical Address 705 Second Street, Cordova, AK 99574 Telephone (907)424-5555 Fax Email clay@cordovaelectric.com 1.1 APPLICANT POINT OF CONTACT Name Clay Koplin Title General Manager Mailing Address P.O. Box 20, Cordova, AK 99574 Telephone (907)424-5026 Fax Email clay@cordovaelectric.com 1.2  APPLICANT MINIMUM REQUIREMENTS   Please check as appropriate.  If you do not to meet the minimum applicant requirements, your  application will be rejected.  1.2.1  As an Applicant, we are: (put an X in the appropriate box)  7 An electric utility holding a certificate of public convenience and necessity under AS 42.05, or An independent power producer, or A local government, or A governmental entity (which includes tribal councils and housing authorities);     Yes 1.2.2.  Attached to this application is formal approval and endorsement  for  its  project by its board of directors, executive management, or other governing  authority.  If  a  collaborative  grouping,  a  formal  approval  from each  participant’s governing authority is necessary. (Indicate Yes o r No in the box  )    Yes    1.2.3.  As an applicant, we have administrative and financial management systems  and follow procurement standards that comply with the standards set forth in  the grant agreement.      Yes 1.2.4.  If awarded the grant, we can comply with all terms and conditions of the  attached grant form. (Any exceptions should be clearly noted and submitted  with the application.)    Renewable Energy Fund Grant Application      AEA 09‐004 Grant Application Page 4 of 22 9/3/2008  SECTION 2 – PROJECT SUMMARY Provide a brief 1-2 page overview of your project. 2.1 PROJECT TYPE Describe the type of project you are proposing, (Reconnaissance; Resource Assessment/ Feasibility Analysis/Conceptual Design; Final Design and Permitting; and/or Construction) as well as the kind of renewable energy you intend to use. Refer to Section 1.5 of RFA. Cordova Electric Cooperative (CEC) is requesting $5.5 million to implement a construction‐ ready, state‐of‐the‐art hydro‐electric, and renewable energy facility on Humpback Creek  that would generate up to 4 million kWh per year, meeting 16% of Cordova’s annual power  demand with a renewable energy source.  CEC operates an isolated electric system and  therefore is solely responsible for serving its 1,560 customers.  Cordova’s high electricity  costs have been cited in several formal and informal community planning documents as a  primary inhibitor of economic development, and this project would assist in making  electricity rates more affordable for residents and businesses as well as displace diesel fuel,  reducing our particulate emissions.  2.2 PROJECT DESCRIPTION Provide a one paragraph description of your project. At a minimum include the project location, communities to be served, and who will be involved in the grant project. After a decade of declining performance and three years of no operation (2005 – 2008),   due to unstable site geology and flooding,  CEC has focused intense efforts on re‐designing  its Humpback Creek hydro‐electric facility.  Humpback Creek, named for the pink salmon  that spawn in its mouth, is located five miles north of Cordova and is accessible only by  boat.   Sub‐marine cable from the plant to Cordova City limits, and buried transmission  lines to the CEC plant, connect the facility to Cordova.  Because of its steep grade, fish are  not able to migrate upstream and thus no fish populations will be affected by this project.    From the original in‐take structure to tidewater, Humpback Creek flows about 0.7 miles  and drops from an elevation of 276 feet to where it enters saltwater Orca Inlet.  Site visits  by the project team to other small hydro‐electric projects with a variety of in‐take  arrangements and a project workshop held in December, 2007 culminated in a new design  with an intake/diversion that includes a tunnel, conventional side intake with provisions  for sluicing sediment and a diversion dam with a sluice gate that will allow removal of  stream bed material that may collect outside the intake. The new location facilitates much‐ improved access, a location with shallower bedrock substrate, and a better hydrological  analysis.  This project has been CEC’s and the community of Cordova’s top priority for the  past three years, ever since October, 2006’s 3,500‐year return period flood event destroyed  the intake/diversion facility.  Project partners include the City of Cordova, the Federal  Emergency Management Agency (FEMA), and the Eyak Corporation (for access).  2.3 PROJECT BUDGET OVERVIEW Briefly discuss the amount of funds needed, the anticipated sources of funds, and the nature and source of other  contributions to the project.  Include a project cost summary that includes an estimated total cost through  construction.  Total project expenses are estimated to be approximately $11.6 million.  While FEMA will  contribute funds to re‐construct the facility because of the 2006 flood damage, it will not    Renewable Energ Grant Appli   cover the expenses necessary to design the facility to a standard that would withstand  future, similar flooding and erosive wear and tear.  To date the CEC has spent $1 million of  its own funds for drilling assays, geo‐technical analysis, engineering design work, and  required permits.  FEMA is scheduled to contribute $5.1 million, and we are requesting the  remaining $5.5 million from the Alaska Energy Authority.  Note that a large portion of the  FEMA funding was for project repairs already completed to the lower reaches of the  project.  y Fund cation  AEA 09‐004 Grant Application Page 5 of 22 9/3/2008  2.4 PROJECT BENEFIT Briefly discuss the financial benefits that will result from this project, including an estimate of economic benefits (such as reduced fuel costs) and a description of other benefits to the Alaskan public. According to the Energy Information Administration (EIA), Cordovans pay 78% more than  the EIA’s “extremely high energy cost benchmark” for electricity.   Homeowners in the  Cordova, Alaska area are paying roughly $ .4272 per kW for electricity in 2008.  Based on  year to date 2008 costs, the average household energy expenditure for electricity in  ordova is $4552.24, while the federal “extremely high energy cost benchmark” price for C 10,656 kWh is only $2,546.78.    The current gas station price for diesel fuel is $5.13/gallon, propane is $4.40/gallon, and  gasoline is $4.94/gallon.  Delivered propane is $4.50/gallon, and fuel oil ranges from  $4.94/gallon for fewer than 100 gallons to $4.73/gallon for aut o‐fill accounts exceeding  300 gallons (Shoreside Petroleum pricing as of 10/4/08, 907‐424 ‐3221).  These prices  exceed the benchmarks for average per unit cost for each of these fuels.  These prices also  emphasize that there are no low‐cost alternatives to meet energy needs in Cordova.   atural gas is not available, and wood is hard to collect for some residents and costly to dry N in Cordova’s coastal rainforest climate.    With increased hydropower capacity, CEC can continue its migration from diesel fuel  dependency toward supplying 100 % of its power from renewable e nergy sources.    Shifting CEC’s power production from diesel to hydropower will result in lowering our  costs of shipping diesel fuel to Cordova, hazardous substance precautions, and the ever‐ climbing cost of diesel fuel itself.  Construction of the Humpback Creek Hydropower facility  in Cordova will displace an additional 293,040 gallons of diesel per year.  At a current price  of $3.87/gallon, cost savings from fuel alone will amount to $1,134,065 per year.  We  nticipate a project pay‐back period based on $11,600,000 to be  9.67 years if funded a without long term debt.      Project benefit:  The project is designed to perform for 50 years, displacing a total of  14,652,000 gallons of fuel at the future cost of diesel.  The lower operational and  aintenance costs, and reduced air quality and fuel storage and handling costs are all  angible benefits of this project.  m t   2.5 PROJECT COST AND BENEFIT SUMARY Include a summary of your project’s total costs and benefits below. 2.5.1 Total Project Cost (Including estimates through construction.) $ 11,600,000 2.5.2 Grant Funds Requested in this application. $ 5,500,000   Renewable Energy Fund Grant Application    AEA 09‐004 Grant Application Page 6 of 22 9/3/2008  2.5.3 Other Funds to be provided (Project match) $ 6,100,000 2.5.4 Total Grant Costs (sum of 2.5.2 and 2.5.3) $ 11,600,000 2.5.5 Estimated Benefit (Savings) $ 1,199,471 annually 2.5.6 Public Benefit (If you can calculate the benefit in terms of dollars please provide that number here and explain how you calculated that number in your application.) $ Approximately 4 cents per kWh savings in fuel surcharges   Renewable Energy Fund Grant Application    EA 09‐004 Grant Application Page 7 of 22 9/3/2008 A SECTION 3 – PROJECT MANAGEMENT PLAN  Describe who will be responsible for managing the project and provide a plan for  successfully completing the project within the scope, schedule and budget proposed in the  application.  3.1  Project Manager  Tell  us  who  will  be  managing  the  project  for  the  Grantee  and  include  a  resume  and  references for the manager(s). If the applicant does not have a  project manager indicate  how you intend to solicit project management Support.  If the applicant expects project  management assistance from AEA or another government entity, state that in this section.  CEC has assembled a project management team with a comprehensive set of skills.  The  attached organization chart illustrates how CEC will manage thi s project with local  experience, contracted engineers, and an owner’s representative, a check‐and‐balance  ystem designed to ensure that the team’s strongest skills are reinforced and no single s entity makes decisions without the benefit of careful review and oversight.    Cordova Electric Cooperative is a 17‐employee cooperative.  Key  management staff is  technically skilled and experienced in the electric utility industry and at CEC.  In‐house, CEC  has an extremely strong, balanced management staff, each with deep experience in their  role:  Clay Koplin, CEC Chief Executive Officer, holds a bachelor’s degree in electrical  engineering is registered as a professional engineer in the State of Alaska and has 10 years  of experience at CEC, 17 years total in the industry. Valerie Covel is CEC’s Manager of  Administration and Finance, and has managed CEC’s accounting and finance for 17 years  including the Power Creek Project and other large capital projects, 27 years total in the  industry; Danny Ackmann is CEC’s Manager of Power Production and has over 30 years in  the industry including Hydroelectric Plant Design and Construction with Hydro West, and  Diesel Plant operations and maintenance with AP&T.  Andy Gentry is CEC’s Manager of  Engineering and Operations and has 32 years of experience in th e industry as a  ourneyman lineman, substation manager, and operations manager, and has worked at j Cordova Electric Cooperative for a year.    CEC has contracted with the reputable engineering firm R&M Cons ultants, Inc. for project  management.  R&M Consultants, Inc. is tasked with over‐seeing the work of Hatch Acres,  ho has generated a 90% complete preliminary design and prepare d draft FERC exhibits w for the license amendment application.    CEC will request bids from eligible contractors in early 2009, pending approval of funds  from AEA.  3.2  Project Schedule  Include a schedule for the proposed work that will be funded by this grant. (You may  include a chart or table attachment with a summary of dates below.)  ee attached Humpback Creek Construction Activity Schedule by Task provided by Project  anager John Magee.  S M     Renewable Energy Fund Grant Application    AEA 09‐004 Grant Application Page 8 of 22 9/3/2008  3.3  Project Milestones  Define key tasks and decision points in your project and a schedule for achieving them.  To date CEC has completed several key tasks that have brought the Humpback Creek  hydro‐electric facility to the point of being ready for the bidding process and subsequent  construction.   We held a 90% complete Design Review meeting with our project team on  September 13, 2008.   The remaining key steps necessary to complete before construction  include:    • Submission of license amendment request to FERC, October 2008.  •  Approval of license amendment application from FERC, anticipated in early December, 2008.  • Complete final construction drawings and submit to FERC Portland Regional Office, to  be completed within a week of license amendment approval.  • Advertising for bids:  CEC will advertise for two separate bids – one for constructing the  tunnel and one for constructing the intake/diversion and conveyance structures or a  single bid to a general contractor for both tasks ‐‐ within a week of FERC license  amendment approval.  We expect to be advertising in early December, 2008 and to  award contracts in mid February, 2009.    • Construction:  contractors will begin working on tunnel construction in February, 2009  and the entire project will be completed by early September, 2009.  The schedule  commissions the new plant in early September, 2009.  3.4  Project Resources  Describe the personnel, contractors, equipment, and services you will use to accomplish  the project.  Include any partnerships or commitments with othe r entities you have or  anticipate will be needed to complete your project. Describe any existing contracts and the  selection process you may use for major equipment purchases or contracts. Include brief  resumes  and  references  for  known,  key  personnel,  contractors,  and suppliers as an  attachment to your application.  Personnel resources for oversight, management and construction of the Humpback Creek  hydro‐electric facility will come from a combination of in‐house knowledge of the site and  ocal conditions, contracted engineering and project management services, and a l construction contractor.      Due to the administrative complexity of DHS&EM and FEMA funding, FERC regulation, and  the challenging construction site, CEC has elected to contract R&M Consultants, an  Anchorage engineering firm, to provide project management services.  The Project  Manager will be John Magee, PE, a specialist with hydro‐electric construction background.   This relieves CEC staff to direct the daily business of the Coo perative and maintain high  level oversight of the project.  In addition, an owner’s representative, Omar Fulton, PE, with  pecialized skills in geotechnical work, which comprises much of this project, has also been s retained for field representation at the remote site.     CEC conducted a bid process in September, 2008 for construction of an access road and  awarded the bid to a local contractor.  CEC anticipates being able to request construction  bids in early 2009 in preparation for the summer construction season.   Advertising for    Renewable Energ Grant A   bids involves printed notices in the Cordova Times, mailing solicitations to capable  ontractors in Alaska and the Pacific Northwest, and mailing a solicitation to local  ontractors.  y Fund pplication  AEA 09‐004 Grant Application Page 9 of 22 9/3/2008  c c     3.5  Project Communications  Discuss how you plan to monitor the project and keep the Authority informed of the status.  CEC, R&M, Hatch Acres, and consultants have established regular communication  procedures among all project team members.  We have established an e‐mail listserv for  the project so that all team members receive regular updates, both narrative progress  reports and photo documentation of construction progress.   We will continue to use these  rocedures, modifying them as appropriate during bid, construction, and post‐construction  ha p p   ses of the project.  • CEC’s owner representative will be present at the construction site throughout the  construction period, and will have “stop work” authority should he observe any work  that does not follow design specifications.  We expect the Project Manager to make  periodic site visits, and key task site visits.    • e The Project Manager will be tracking construction progress according to the Schedul • of Tasks.    CEC will make site visits weekly to bi‐weekly as appropriate to  the work in progress  • CEC owner’s representative will serve as Resident Engineer thro ugh construction, and  prepare or supervise preparation of daily progress reports and construction  photographs documenting progress.  3.6  Project Risk  Discuss potential problems and how you would address them.  The Humpback Creek site is geologically and hydraulically complex, and construction is  logistically complex and weather dependent due to the remote site.  Cost overruns have  been the norm, from original construction to present.  To mitigate the risks and improve  the constructability of the project, an access road was added to the project scope.  Access  by heavy equipment to deliver materials, concrete, and personnel significantly reduces cost  of helicopter and foot work, and allows more rigorous construct ion methods.  Heavy  equipment allows stream flows and other site challenges to be managed during  construction.  The Eyak Corporation has agreed to allow CEC to utilize their road as a  maintenance road after construction is complete, reducing the o perating and maintenance  costs of the project over the life cycle.  A talented and capable construction management  eam with adequate engineering oversight during construction will assure a quality, cost t constrained construction phase.    The prior project performed poorly during various flow regimes, requiring intensive  operations and maintenance and frequent loss of production.  The design of the structure  to perform in the challenging environment was managed by selecting an expert  engineering team to thoroughly characterize the geology and hydrology of the site and  design accordingly.  Flexibility was incorporated into the design to allow adjustments to  project features after construction is complete.  A robust SCADA and automation system  will allow reliable remote monitoring and operation of the site during all weather    Renewable Energ Grant App   conditions to maximize the performance and protect the integrity of the project.  The  SCADA system will duplicate the system at Power Creek (CEC’s 6MW hydroelectric facility)  and provide seamless, standard operation with the other generation assets.  y Fund lication  AEA 09‐004 Grant Application Page 10 of 22 9/3/2008    SECTION 4 – PROJECT DESCRIPTION AND TASKS  • Tell us what the project is and how you will meet the requirements outlined in Section 2 of  the RFA.  The level of information will vary according to phase of the project you propose  to undertake with grant funds.  • If you are applying for grant funding for more than one phase of a project provide a plan  and grant budget for completion of each phase.   • If some work has already been completed on your project and you are requesting funding for an advanced phase, submit information sufficient to demonstrate that the preceding phases are satisfied and funding for an advanced phase is warranted. 4.1  Proposed Energy Resource   Describe the potential extent/amount of the energy resource that is available.  Discuss the pros and cons of your proposed energy resource vs. other alternatives that may  be available for the market to be served by your project.    Humpback Creek has an average flow rate of 48 CFS (cubic feet per second), which declines  slightly in the winter months.  When completed, the Humpback Creek hydro‐electric facility  will have an installed capacity of 1,250 kW, generating 4 million kWh/year.   The completed  acility will increase Cordova Electric Cooperative’s power generating capacity by 16% to f 20%.     Our analysis of energy source alternatives leads us to the conclusion that while in the longer  term other renewable energy sources are as attractive if not more attractive, their  development horizon is much too long for meeting our immediate energy needs.  Other  otential sources available to the Cordova energy market and their advantages and p disadvantages include:    Increasing diesel generator efficiency, and adding heat recovery units  ntered into a Memorandum of Agreement Wind:  CEC and the Native Village of Eyak have e to collaborate on mapping wind resources.   Solar:  not readily available in the Cordova area  Natural gas: prohibitively expensive to develop transportation infrastructure.  Propane: Requires costly retooling diesel generation plant and fuel storage for a different  fossil fuel option.  Dam storage pool:  CEC is pursuing licensing of a dam storage pool and has two strong site  candidates, but the licensing, permitting and construction step s will take about seven years.    4.2  Existing Energy System    4.2.1  Basic configuration of Existing Energy System    Renewable Energy Fund Grant Application    AEA 09‐004 Grant Application Page 11 of 22 9/3/2008  Briefly discuss the basic configuration of the existing energy system.  Include information  about the number, size, age, efficiency, and type of generation.  Cordova Electric Cooperative’s current energy supply portfolio includes:    •  Power Creek hydro‐electric facility, with two each 3MW Turgo Turbines, capable of generating 5.5 MW, commissioned in 2001, and the  • Orca Diesel Power Plant with four diesel generators (when the Power Creek hydro‐ electric facility became operable, CEC retired its other, older diesel power plant)  including 2 each 1100kW rated 1984 Cats in a container van, 1 each 2400kW rated 1984  Fairbanks‐Morse 38TD8‐1/8,  and 1 each 2600kW rated installed 1985 EMD 20‐645‐E4.   System‐wide efficiency averaged 13.65 kWh/gallon in 2007.  • Conservation:  CEC is replacing 20 % of Cordova’s street lights with LED lights, has  automated plant lighting at the Power Creek and Eyak plants to reduce internal use of  diesel; distributed 3,500 compact fluorescent bulbs to its Cooperative membership at no  charge; joined Touchstone Energy and distributed their energy brochures to CEC  members; formed a partnership with the Native Village of Eyak and Cordova School  District to purchase five wind anemometers to map Cordova’s wind resources.  4.2.2  Existing Energy Resources Used  Briefly discuss your understanding of the existing energy resou rces.  Include a brief  discussion of any impact the project may have on existing energy infrastructure and  resources.  Due to our unique circumstance of remote location, the community of Cordova has very few  options for meeting its energy needs.  Hydro‐electricity, diese l fuel, gasoline, propane and a  modest amount of wood heat meet the electrical, heating and transportation needs of the  community (see attached graph of CEC power sources since incorp oration).    The Cordova Electric Cooperative was incorporated in 1978 and until 1991 Cordova relied  solely on diesel fuel for power.   Low diesel fuel prices, low costs of shipping and storing  diesel fuel, and the relatively low installed cost of diesel generation were tolerable.  Concern  for rising fuel cost and increasingly higher environmental stan dards for air quality, fuel  transport and storage prompted construction of the Humpback Creek Hydroelectric project.     The negative environmental impacts of the Exxon Valdez Oil spill on the community, and of  diesel generation on the air and water quality, increased the u rgency.  The project provided  15‐20% of Cordova’s annual Power needs.  Coal fired generation and natural gas resources  from the Carbon Mountain fields 40 miles south of Cordova were evaluated and determined  infeasible.  A tidal feasibility study was completed in 2001 and determined infeasible.  Wind  resources are available, and are currently under assessment at CEC cost in partnership with  the Native Village of Eyak, but would compete with existing run‐of‐river hydro assets,  greatly reducing their feasibility until a storage option is de veloped.  At least 13 hydro‐ electric sites were evaluated until the Power Creek site was se lected and successfully  developed as the second run‐of‐river hydroelectric project for the community in 2001.     Conservation has been identified as the other existing energy “resource” and is being  aggressively implemented internally and externally in the commu nity by CEC in the  transportation and heating sectors in addition to electrical consumption.  Conservation and    Renewable Energ Grant   y Fund  Application  AEA 09‐004 Grant Application Page 12 of 22 9/3/2008  efficiency will free existing energy supply resources and offse t the need to develop  additional generation assets. A dam storage project is currently under preliminary analysis  by Cordova Electric Cooperative at CEC expense.  Fuel prices have tripled in the last 18  months, diesel as a primary fuel source is less affordable than ever, particularly given the  age, inappropriate unit sizing and dispatch, and relatively poor efficiency of the existing  diesel generation.  The loss of the Humpback Creek project from service has had the  disastrous effect of removing 2,500,000 kWh of energy, the equivalent of 185,200 gallons of  diesel annually.  The current credit market makes it unlikely that CEC will be able to borrow  the necessary capital to complete construction due to the more immediate need of  improving the capacity and efficiency of the diesel generation plant.  This project will  increase the service life of the Humpback Creek project from 20 years to 50 years and  increase average kilowatt‐hour production 60% to 4,000,000 kWh utilizing the existing  water resource and existing power plant, penstock, and transmission line infrastructure.  It  is complementary and essential to Cordova’s existing mix of energy infrastructure and  growing demand and for the sustainability of the community.      4.2.3  Existing Energy Market  Discuss existing energy use and its market.  Discuss impacts your project may have on  energy customers.  Cordova is located on the eastern edge of Prince William Sound in south‐central Alaska  approximately 160 air miles east of Anchorage.  Although once connected to interior Alaska  points with a railroad, there have been no overland (road or rail) connections to interior  roads and population centers for several decades.  Transportation to Cordova generally  consists of scheduled air service to Anchorage or Southeast Ala ska, bi‐weekly ferry service  within Prince William Sound and barge service from Washington state.    Cordova’s principal industry is fishing and fish processing.  It has been the home port and  home to fishermen and processors for Prince William Sound and the Gulf of Alaska.   However, Cordova lost about half of its canneries and fish processors in the late 80s and  early 90s due to higher energy and transportation costs than other PWS communities.  The  burden of high energy costs threatens the sustainability of Cordova’s fishing industry.    Annual energy demands include residential use, small business, and the public service and  government sectors including the USFS Ranger District, USCG Cutter, Air Station, and  Housing, municipal buildings, schools, swimming pool and recrea tion center.  Cordova’s  total population as certified by the US Census 2000 is 2,564.  More recent State population  counts show our population decreasing, however, and the Alaska Community Database  counts 2,194 current residents.  The steady annual population decline of 14.4% since  2000 can be attributed to the hardship created by the high cost of reliable energy.    Electrical demand has exceeded CEC’s supply capacity via its two run‐of‐the‐river  hydroelectric projects, Power Creek and Humpback Creek (while Humpback Creek remains  out of service).  Diesel fuel generation has to be provided during the summer fish processing  season, and fish processing is Cordova’s primary industry.  When Power Creek is routinely  taken out of service for an hour at a time, or for several hours a day during annual flood  events, all four diesel generators must be operated to meet sys tem loads.  Loss of any one    Renewable Energ Grant Appl   y Fund ication  AEA 09‐004 Grant Application Page 13 of 22 9/3/2008  diesel generator reduces CEC generation assets below the demand, and power outages  result.     Summer demand for energy comes primarily from the commercial seafood processing  industry, the economic lifeblood of the community.  In the seafood sector, the first and third  largest processors upgraded and added demand to their facilities in 2006 and the largest  will upgrade and add additional substantial demand and fish waste processing plant  (approximately 1400 kW or 25% of system peak) in 2008.  The second largest will be  upgrading and adding demand in winter 2008.  This drives the economy of the community  and generates essential jobs, raw fish tax revenue, and sustainability to the community and  the State of Alaska.      This project directly offsets the use of diesel fuel and increa ses the productivity and  longevity of an existing asset.  Humpback Creek hydro‐electric plant capacity will help CEC  meet the growing seafood processor loads with hydroelectric power so that diesel fuel  expenses will not be passed through to the seafood processors, increasing their land‐based  utility costs and making offshore processing more attractive.  Winter production of the  Humpback Creek plant, while less than summer production, directly offsets diesel pass‐ through costs to business, residential, and community infrastructure power rates.    4.3  Proposed System  Include information necessary to describe the system you are intending to develop and  address potential system design, land ownership, permits, and environmental issues.    4.3.1  System Design  Provide the following information for the proposed renewable energy system:   • nergy technology specific to project location A description of renewable e • Optimum installed capacity  • Anticipated capacity factor  • tion  Anticipated annual genera • Anticipated barriers  • oncept  Basic integration c • Delivery methods    CEC is requesting $5.5 million to implement a construction‐read y hydro‐electric intake and  iversion dam structure on a year‐round flowing creek that can generate 1,250 kW.  We d anticipate the facility will generate 4 million kW annually.    Since a fire at the Humpback Creek hydro‐electric facility in 2005 and the catastrophic flood  of October, 2006, Cordova Electric Cooperative has invested over $1million of its own  dollars to re‐build the facility and bring it back on‐line for power generation.   We  considered several options for constructing an operable in‐take and diversion structure, but  an evaluation of the existing site indicates that the site is too geologically unstable for the  Federal Energy Regulatory Commission (FERC) to issue a license for the facility’s original  location.    Engineering review pushed CEC to examine a new location, one that ultimately  ill result in more than doubling the life of this hydro‐electric facility (from 20 to 50 years,  er engineers’ estimates) and will generate an additional 1.5 million kWh in energy.     w p     Renewable Energy Fund Grant Application   The goals of the project are to place the renewable energy project back into service.  It will  be located upstream approximately 30’ where it is not threatened by future flood events.  It  will be built of concrete and tied to bedrock, which will seal water in‐flows and increase the  kilowatt hour production approximately 60%.  The construction of an access road will  reduce construction costs and a tunnel incorporated into the design may provide a means to  divert water during the construction of the intake structure, but both will remain as  permanent features that will reduce the operations and maintenance costs of the project.   he ultimate goal is to replace diesel fuel generation with cle an, local, renewable energy    AEA 09‐004 Grant Application Page 14 of 22 9/3/2008  T resources and reduce the cost of energy in the process.     oward this goal of bringing Hum pback Creek hydroelectric facility on‐line in 2009, we  ave co T h   mpleted several significant steps:  • Completed repairs to lower project features (repaired access bridge, transmission  line, power house foundation, tailrace, transformers and electrical equipment, and  stream banks) by July, 2007.  • Contracted for engineering and design of replacement intake str ucture in October,  • 2007  gon hydro‐electric facilities in December of 2007  • 007  Site visits to Washington and Ore • Held a design option workshop among key design team members December of 2 Completed a life‐cycle cost study  •  construction and maintenance access, and  iversion dam location  Secured site control for right‐of‐way executed lease for new in‐take and d • Completed 90% final project design    hat remains to be done:  see attached Schedule of Tasks for a breakdown of construction  08.  W activities projected to start in December, 20   Anticipated barriers to completion include:  t  • ctor  • Inadequate capitalization given the current lending marke sive and responsible general contra • ERC license amendment approval  Availability of a respon Timely issuance of the F nts • Severe weather eve   Basic integration concept  • The project will be operated on the same successful SCADA and operational platform  as the Power Creek Hydroelectric project to standardize to the system  • The project has operated as an integral part of Cordova’s power production portfolio,  and its absence has been the significant disruption.  This project could be  ed as re‐integration. characteriz   Delivery methods  • Energy will be delivered with the existing infrastructure associated with the project:  transmission lines, transformers, bus, etc.              Renewable Energy Fund Grant Application  AEA 09‐004 Grant Application Page 15 of 22 9/3/2008  4.3.2  Land Ownership  Identify potential land ownership issues, including whether sit e owners have agreed to the  project or how you intend to approach land ownership and access issues.  Cordova Electric Cooperative has owned the footprint of the exi sting Humpback Creek  hydro‐electric facility since 1989.  This includes a turbine powerhouse at the base of the  creek canyon, a catwalk access platform connecting the powerhouse to the intake site, and  the original intake and diversion site.  For the new hydroelectric intake and diversion dam  location, CEC has secured site control by leasing 1.6 acres from the Eyak Corporation for an  annual cost of $6,989.20.  CEC is also executing an easement agreement with the Eyak  Corporation for a right‐of‐way to construct an access road, facilitating construction of the  new in‐take and diversion dam structures.  See attached Overall Site Plan included with  Humpback Creek Conceptual Design Drawings.   4.3.3  Permits  Provide the following information as it may relate to permitting and how you intend to  address outstanding permit issues.  • List of applicable permits   • Anticipated permitting timeline  • Identify and discussion of potential barriers  CEC has received preliminary approvals from FERC, FEMA, Department of Homeland  Security and Emergency Management, the Alaska Department of Natural Resources, the  Alaska Department of Fish and Game, the US Army Corps of Engineers, and associated  agencies consulted by these named agencies.  Permits have been received for removal of the  damaged in‐take structure, and preliminary designs and initial consultation documents  have been provided to all required agencies throughout the development of the design so  hat concerns can be addressed before final design is complete.  Copies of permits are  vailable upon request.  t a   4.3.4  Environmental  Addres tal and land use issues apply, and if so how they s whether the following environmen will be addressed:  • Threatened or Endangered species   • Habitat issues   • Wetlands and other protected areas  • rces Archaeological and historical resou • Land development constraints  • ference Telecommunications inter • Aviation considerations  • Visual, aesthetics impacts  • Identify and discuss other potential barriers  The Humpback Creek hydro‐electric facility site is a very suitable location in several  respects.  Located five miles north of Cordova municipal boundaries, it is not adjacent to any  community development.  Neighbors will not be disturbed by construction or operation, nor  are trespassers likely to cause any damage because of the remote location (readily    Renewable Energ  Fund Grant Applicatio   y n  AEA 09‐004 Grant Application Page 16 of 22 9/3/2008  accessible by boat or air only).  The creek carves a steep gorge that runs roughly at a 45° to  the coast and is thus hidden from view on the coast.   No archeological or historical remains  have been documented at this site, a finding verified by the State Historic Preservation  Office.    As part of CEC’s license amendment request being submitted to FERC, the project team  completed an environmental assessment of potentially affected resources.   Assembled by  Hatch Acres, the assessment includes work conducted by Alaska Biological Research  (aquatic, wetlands, terrestrial resources), Sea‐Run Fisheries (cultural resources), R&M  Consultants (engineering, construction impacts), and Hatch Acres (regulatory elements).    Resources evaluated but for which no impacts are anticipated include cultural sites,  aesthetics, recreation, or threatened or endangered species.   Resources evaluated and  found to warrant procedures for minimizing adverse affects include:  • Water quality:  Construction of the spur access road segments and staging areas would  involve the crossing of some wet meadow wetland but does not involve any major  stream crossings.  It does, however, include a proposed segment of road within the  Humpback Creek streambed.  The stream in this reach during June sampling was  confined to a narrow channel through wide beds of gravel deposi ts.  There are virtually  no fines to be disturbed.  Engineers propose to excavate some of the cobble/gravel to  create an elevated road bed so travel through the wetted channel of the stream would be  minimized.  There are many standard best management practices (BMPs) to reduce the  potential effects of construction on water quality.  These include the use of silt curtains  and straw bales, the creation of run‐off collection systems around the staging areas with  settling basins to capture and prevent unwanted materials from reaching the stream.   CEC will measure existing water quality conditions prior to construction and will  monitor those conditions throughout construction according to a  water quality  Monitoring Plan approved by consulting resource agencies.  This plan will specify  monitoring methods and reporting requirements (Hatch Acres, July 2008, Draft License  Amendment Application).  • Anadromous fish:  CEC believes that adherence to the BMPs for s ediment and erosion  control and other water quality assurance measures would adequately protect what  fishery does exist.  The increased stability of the new in‐take/diversion structure under  extreme flood conditions would also enhance fish habitat protection by reducing risks of  major flood‐related washouts of project features with attendant downstream impacts on  aquatic habitat.  • Terrestrial resources:  the overall footprint of project features occupies an extremely  small area and habitat losses are minimal.  Following construction, the areas along the  road spurs and staging areas would be properly graded using sto ckpiled topsoil, and  vegetated to promote drainage and to prevent soil erosion.  Species used for re‐ vegetation would be determined in consultant with the Alaska Department of Natural  Resources.  To minimize disturbance of local wildlife such as bears, raptors, deer and  small mammals, road construction in this area would be of limited duration with only a  matter of a few days necessary near crossing in the anadromous reach visited by feeding  bears.      Renewable Energy Fund Grant Application  AEA 09   ‐004 Grant Application Page 17 of 22 9/3/2008  4.4  Proposed New System Costs (Total Estimated Costs and proposed Revenues)  The level of cost information provided will vary according to the phase of funding requested  and  any  previous  work  the  applicant  may  have  done  on  the  project.  Applicants must  reference the source of their cost data. For example:  Applicants  Records  or  Analysis,  Industry Standards, Consultant or Manufacturer’s estimates.    4.4.1  Project  Development Cost  Provide our  current knowledge and detailed  project  cost  information  based  on  y unders e the following: tanding of the project.  Cost information should includ • Total anticipated project cost, and cost for this phase  • Requested grant funding  • nd Applicant matching funds – loans, capital contributions, in‐ki • Identification of other funding sources  • Projected capital cost of proposed renewable energy system  • Projected development cost of proposed renewable energy system  The total anticipated project cost is $11,600,000.  The cost for this phase of the project is  estimated to be $7,600,000.  Cordova Electric Cooperative, upon finding that FEMA cannot  fund the entire project repairs in February of 2008, applied fo r an RUS high cost of energy  grant.  The whole RUS program is only funded at $6.2 million for FY 2008 so CEC does not  anticipate a substantial contribution from the RUS program.  CEC proposes a capital match  of $1,000,000 toward the final construction phase.  Other funding sources include additional  rant funding or a conventional loan.  It is unlikely that CEC will be able to obtain a g conventional loan in the current credit market to complete this project.     Projected capital cost for project completion is $5,500,000 from AEA, $5,100,000 from  FEMA and $1,000,000 contribution from CEC for a total cost to completion of $11,600,000.    4.4.2  Project Operating and Maintenance Costs  Include   constructed  and  how  these  would  be   anticipated  O&M  costs  for  new  facilities funded by the applicant.  • ost for this phase Total anticipated project c • Requested grant funding  The operating and maintenance costs for the rebuilt facilities are estimated to be  significantly less than those of the original structure due to the design and accessibility of  the rebuilt project.  Estimated annual O&M for labor is $47,155.93, and for non‐labor is  32,237.69 including the new lease payment.  These costs will be funded out of the annual  perating budget of CEC.  $ o     4.4.3  Power Purchase/Sale  The power purchase/sale information should include the following:  • Identification of potential power buyer(s)/customer(s)  • m indicate a price range Potential power purchase/sales price ‐ at a minimu • Proposed rate of return from grant‐funded project    Renewable Energy Grant Applic   Cordova Electric Cooperative is the sole provider of electric e nergy to the community of  Cordova, and the purchasers are existing members of the Cooperative.  As a non‐profit  Cooperative, rates are adjusted incrementally to minimize margins while providing  dequate operating capital.  Please find Cordova Electric Cooperative’s current rate sheet   Fund ation  AEA 09‐004 Grant Application Page 18 of 22 9/3/2008  a attached.    Proposed rate of return from grant‐funded project:  Total project costs of $11,600,000  divided by total annual savings of $1,134,000 in fuel plus $65,406 in O&M savings results in  a proposed rate of return of 9.67 years.    4.4.4  Cost Worksheet  Complete the cost worksheet form which provides summary information  that  will  be  considered in evaluating the project.  Download the form, complete it, and submit it as an attachment. Document any conditions or sources your numbers are based on here.     Renewable Energy Fund Grant Application  AEA 09‐004 Grant Application Page 19 of 22 9/3/2008      4.4.5  Business Plan  Discuss your plan for operating the completed project so that i t will be sustainable.  Include  at a minimum proposed business structure(s) and concepts that may be considered.   The community of Cordova is a ready market for power supplied b y the Humpback Creek  hydro‐electric facility.  Our business management approach to integrating this hydro‐ electric power is focused on matching the facility’s power supply capacity, given our  easonal hydrological flow patterns, with peak demand times for  maximum hydro‐power s benefit.      CEC plans to hire a temporary operator for the first three months of the facility’s operation  to ensure its optimum performance, and manage bed load depositi on and leafy debris if  necessary.  CEC will adjust operating procedures and follow maintenance procedures  according to engineers’ and manufacturers specifications.  Finally, CEC will add an  automated trash screen if necessary.  All of these actions are intended to ensure the longest  possible life of our investment and maximize energy production over its life.  4.4.6  Analysis and Recommendations  Provide information about the economic analysis and the propose d project. Discuss your  recommendation for additional project development work.  tached are the R&M Feasibility report and the CEC Board resol ution in support of the At project.      Because the project is a repair project, the economic analysis differs from a typical capital  construction project that starts from the ground up.  Due to volatility in construction costs,  fuel prices, interest rates, and FEMA funding cues, the economic analysis has been  abbreviated to a simple comparison of present cost of construct ion to savings presented by  he present cost of fuel.  Costs will be finalized during the competitive bid process, and t benefits restricted to the anticipated fuel savings.    EC’s a   C   dditional project development work includes;  • The current addition of efficient diesel generation and heat recovery to the existing  • diesel generation plant   The current development of a preliminary license to develop a dam storage project  • Implementation of a company wide and a community wide conservation effort in all  aspects of energy use including heating and transportation.  • Future development work includes assessment and, potentially, development of the  dam storage project cited above.    Renewable Energy Fund Grant Application    AEA 09‐004 Grant Application Page 20 of 22 9/3/2008  SECTION 5– PROJECT BENEFIT Explain the economic and public benefits of your project. Include direct cost savings, and how the people of Alaska will benefit from the project.   The benefits information should include the following:  • Potential annual fuel displacement (gal and $) over the lifetime of the evaluated  renewable energy project  • ower Purchase Agreement Anticipated annual revenue (based on i.e. a Proposed P price, RCA tariff, or avoided cost of ownership)  • Potential additional annual incentives (i.e. tax credits)  • Potential additional annual revenue streams (i.e. green tag sales or other renewable  energy subsidies or programs that might be available)  • Discuss the non‐economic public benefits to Alaskans over the lifetime of the project  The project produced 3,700,000 kWh when originally constructed, and steadily declined to  an annual production of 2,500,000.  The project will displace 293,040 gallons of diesel per  year.  At a current price of $3.87/gallon, cost savings from fuel alone will amount to  $1,134,065 per year.  No changes in the base rate structure are anticipated if the project is  funded by the renewable energy fund.  The offset cost of diesel  fuel will be realized directly  by the members of the Cooperative since fuel costs are passed through as a surcharge.  The  additional annual incentives include the sale of Renewable Energy Credits.  CEC was  successful in certifying the Power Creek Hydroelectric project with Green‐E as a renewable  energy project, and have already realized additional revenue.  It is anticipated that  Humpback Creek would also qualify as a renewable energy project and generate as much as  $0.01 per kWh of revenue through REC sales.  The non‐economic benefits include improved  water and air quality through reduced fuel discharges and air emissions, reduced reliance  on external energy sources, and price stability in the rate str ucture.  SECTION 6 – GRANT BUDGET Tell us how much your total project costs. Include any investments to date and funding sources, how much is requested in grant funds, and additional investments you will make as an applicant. Include an estimate of budget costs by tasks using the form - GrantBudget.xls Provide a narrative summary regarding funding sources and your financial commitment to the project. Total remaining costs of the new Humpback Creek hydro-electric reconstruction project are anticipated to be 11.6 million, Funding for this project is projected to come from three sources: • FEMA: the Federal Emergency Management Agency is scheduled to reimburse CEC for $5.1 million in total repairs. FEMA will only reimburse CEC for October 2006 flood damage to restore the original facility, although FERC would not issue a license for CEC’s old, destroyed in-take and diversion structures because they are structurally flawed by virtue of their location. • CEC: we are spending $1 million of our funds as a contribution to project. • AEA: CEC is requesting $5.5 million from the AEA to construct the only sensible option   Renewable Energy Fund Grant Application    AEA 09‐004 Grant Application Page 21 of 22 9/3/2008  for a hydro-electric facility on Humpback Creek; new in-take and diversion structures as designed and permitted by FERC.   Renewable Energy Fund Grant Application    AEA 09‐004 Grant Application Page 22 of 22 9/3/2008  SECTION 7 – ADDITIONAL DOCUMENTATION AND CERTIFICATION SUBMIT THE FOLLOWING DOCUMENTS WITH YOUR APPLICATION: A. Resumes of Applicant’s Project Manager, key staff, partners, consultants, and suppliers per application form Section 3.1 and 3.4 (Suppliers not yet firm) B. Cost Worksheet per application form Section 4.4.4 C. Grant Budget Form per application form Section 6. D. An electronic version of the entire application per RFA Section 1.6 E. Governing Body Resolution per RFA Section 1.4 Enclose a copy of the resolution or other formal action taken by the applicant’s governing body or management that: - authorizes this application for project funding at the match amounts indicated in the application - authorizes the individual named as point of contact to represent the applicant for purposes of this application - states the applicant is in compliance with all federal state, and local, laws including existing credit and federal tax obligations. F. CERTIFICATION The undersigned certifies that this application for a renewable energy grant is truthful and correct, and that the applicant is in compliance with, and will continue to comply with, all federal and state laws including existing credit and federal tax obligations. Print Name Signature Title Date